Merencanakan pernikahan tanpa bantuan Wedding Organizer (WO) bukan hal yang multahil lagi di jaman sekarang. Justru saya lebih memilih mengatur sendiri hari bahagia saya agar lebih hemat anggaran.
Karena sebelumnya pernah melihat saudara saya menikah menggunakan WO, anggarannya cukup membengkak. Memang betul menikah itu seumur hidup sekali, tapi kalau bisa biaya pernikahan buat kehidupan setelah menikah saja.
Namun tentu, tanpa WO saya (mungkin saja kamu juga) perlu perencanaan yang lebih terstruktur. Maka dari itu, saya akan memberikan secara rinci list persiapan pernikahan tanpa WO.
List Persiapan Awal Pernikahan Tanpa WO / EO
Langkah paling awal itu kamu perlu menyepakati tanggal pernikahan, membicarakan dengan keluarga besar, dan lain-lain, coba lihat rinciannya sebagai berikut;
1. Menentukan Tanggal Pernikahan
Setiap pasangan mempunyai tanggal pernikahannya masing-masing. Apalagi hidup dan tinggal di Jawa pasti ada perhitungan tanggal pernikahan. Untuk cek weton kamu bisa menuju ke halaman cek weton online.
Paling penting kedua belah pihak (pasangan dan keluarga masing-masing) itu cocok dan tidak bertabrakan dengan hari libur besar atau acara keluarga lainnya.
Selalu ingat, paling tidak 3 bulan setelah perencanaan supaya ada sisa waktu untuk persiapan mengurus berkas dan booking vendor.
2. Diskusi Internal Keluarga
Komunikasikan konsep dan rencana pernikahan secara terbuka. Maksudnya, kamu perlu libatkan orang tua dan pihak keluarga pasanganmu untuk menyamakan persepsi format acara, jumlah tamu, dan tempat pernikahan.
3. Penyusunan Anggaran
Buat daftar pengeluaran berdasarkan estimasi awal. Alokasikan anggaran secara proporsional, contohnya seperti ini;
- Catering 30%
- Dekorasi dan MUA 20%
- Dokumentasi 15%
- Sisanya untuk lain-lain, misal ada rewang.
Dengan membuat perhitungan seperti ini, harapannya dapat membantu kamu dalam menghindari pemborosan. Hilangkan ego masing-masing saat mengurus anggaran, karena kalau nuruti ego bisa boncos.
4. Menentukan Tema Pernikahan
Tema pernikahan akan menjadi acuan dekorasi, busana, bahkan undangan fisik dan undangan digital. Pemilihan tema ini tidak perlu melibatkan keluarga masing-masing, cukup kamu dan pasanganmu saja.
Ada beragam tema pernikahan yang bisa kamu pilih, antara lain;
- Adat setempat
- Rustic
- Garden
- Modern minimalis
5. Menyusun Checklist
Checklist akan jadi alat bantu utama kamu. Kebetulan saya sudah menyiapkan template wedding checklist yang isinya mencakup semua aspek, mulai dari awal hingga hari H.
Administrasi dan Dokumen Resmi
Lanjut poin kedua ini cukup rumit dan kamu harus pandai-pandai bersosial kepada masyarakat setempat. Tapi tenang aja, semuanya pasti gampang untuk dilakukan sendiri kok.
1. Dokumen dari RT/RW dan Kelurahan
Menikah secara sah di Indonesia itu kamu perlu surat pengantar dari RT atau RW setempat. Dokumen ini digunakan sebagai dasar pengajuan ke kelurahan untuk mendapatkan formulir N1, N2, N3, dan N4.
2. Dokumen Pribadi Calon Pengantin
Siapkan dokumen penting seperti KTP, Kartu Keluarga, Akta Lahir, dan ijazah terakhir. Fotokopi dokumen ini biasanya diperlukan oleh KUA sebagai syarat pendaftaran.
Selain dokumen itu, kamu juga perlu menyiapkan fotocopy dokumen ini;
- KTP kedua orang tua
- Akta nikah kedua orang tua
Kalau orang tua yang sudah bercerai, itu nanti beda dokumennya. Kamu perlu menyiapkan surat cerainya juga.
3. Wali dan Saksi
Pastikan wali nikah (biasanya ayah kandung) dapat hadir dan sah secara hukum. Kemudian siapkan juga satu orang sakti pria yang memiliki KTP, boleh dari keluarga atau tetangga.
4. Pendaftaran ke KUA
Lakukan pendaftaran secara langsung ke KUA tempat tinggal mempelai wanita. Bawa seluruh dokumen yang dibutuhkan dan tanyakan prosedur serta waktu pelaksanaan akad nikah.
5. Bimbingan Pranikah
KUA akan mengadakan bimbingan pranikah. Ini menjadi syarat penting dan membantu mempersiapkan calon pengantin secara mental dan spiritual. Bimbingan ini wajib diikuti bagi calon pengantin karena sebagai bekal pernikahan.
Lokasi & Venue
Setelah semua nya kamu musyawarah dan rundingkan bersama, sekarang saatnya kamu menentukan lokasi dan venue dimana dan seperti apa.
1. Survey dan Booking Tempat
Lakukan kunjungan ke beberapa lokasi yang memungkinkan. Perhatikan fasilitas, kapasitas, lokasi parkir, dan ketersediaan AC/kipas jika indoor.
Ini hanya berlaku untuk pengantin yang ingin pernikahannya di gedung atau sewa tempat di luar. Beda cerita kalau pengantin hanya melaksanakan resepsi dan akad di rumah (tidak perlu booking tempat).
2. Perizinan (Jika di Rumah)
Ajukan izin ke RT dan tetangga sekitar. Sampaikan waktu acara, potensi keramaian, dan atur pembagian tugas keamanan serta parkir untuk kenyamanan bersama.
Tapi biasanya sudah tau semenjak mereka di undang pada saat acara lamaran. RT dan Dukuh sudah tahu itu semua, jadi tidak perlu izin tidak masalah.
Akan tetapi jika kondisi tenda pernikahan itu memakan jalan atau menutup jalan, itu perlu koordinasi bersama RT dan Dukuh setempat.
3. Layout dan Dekorasi
Rancang denah sederhana mengenai posisi pelaminan, jalur masuk-tamu, meja catering, hingga lokasi MC/dokumentasi. Dekorasi bisa dikerjakan sendiri atau menggunakan jasa vendor.
Apabila menggunakan jasa vendor dekorasi, biasanya dari pihak vendor telah melakukan survey dan memberikan saran tata letak dan ukuran tendanya.
4. Sewa Tenda (Jika Outdoor)
Pastikan tenda kokoh dan tahan hujan. Sediakan alas lantai dan pencahayaan tambahan jika acara malam hari.
Tenda ini bisa dari RT tempat kamu tinggal atau sewa sekalian bersamaan dengan vendor dekorasi. Karena vendor dekorasi biasanya juga sudah include dengan tenda.
Mahar, Cincin, dan Seserahan
Menentukan mahar, cincin, dan seserahan ini sedikit rumit apabila kamu tidak memiliki wedding list. Sebab ini menyangkut urusan keuangan, jadi harus ekstra hati-hati.
1. Menentukan Mahar
Mahar dapat berupa uang tunai, emas, barang berharga, atau sesuatu yang bermakna secara simbolik. Tentukan bersama pasangan dan sampaikan ke keluarga.
Pihak keluarga tidak perlu dilibatkan dalam menentukan mahar, cukup diberi tahu saja. Karena tugas sebagai calon suami itu memberikan mahar terbaik dan semampunya.
2. Beli Cincin Nikah dan Lamaran
Pastikan ukuran cincin pas dan pesan sejak jauh hari agar tidak tergesa-gesa. Biar lebih hemat, cukup beli satu cincin aja, dan nantinya bisa dipakai buat lamaran dan nikah (bukan mahar).
Lain ceritanya kalau kamu punya anggaran lebih dan anak konglomerat, mau beli cincin 5 pun bukan jadi masalah, kan?
3. Seserahan
Buat daftar seserahan sesuai adat atau kesepakatan keluarga. Biasanya mencakup pakaian, alat mandi, alat salat, makanan khas, dan perhiasan. Susun dalam kotak hias dan siapkan transportasinya.
Rias & Busana
Lanjut ke bagian rias dan busana, ini cukup rumit jika kamu tidak segera menemukan vendor yang pas. Siapkan dari jauh-jauh hari, misal cari vendornya 5-6 bulan sebelum hari H.
Lantas, apa saja yang diperlukan?
1. Make Up Artist (MUA)
Memilih MUI yang sesuai dengan gaya riasan dan tema pernikahan itu wajib. Jangan lupa lihat portofolio dan lakukan test make up jika memungkinkan.
Selalu ingat, booking jauh hari karena MUA populer sering fully booked. Pada saat full booked ini kamu harus cari vendor MUA lain yang masih kosong slotnya.
2. Busana Pengantin
Kamu bisa menyewa dari vendor atau menjahit sesuai desain sendiri. Lakukan fitting setidaknya dua kali agar nyaman saat hari-H.
Saran saya sih sebaiknya biarkan vendor MUA yang menyediakan sekaligus mencarikan busana pengantin. Kamu tinggal request aja mau busana seperti apa, warna seperti apa.
3. Busana Keluarga & Pendukung
Tentukan seragam untuk keluarga inti dan tim penerima tamu (pager ayu, pager bagus). Bisa dijahit massal atau disewa secara grup.
Sewa atau jahit sendiri itu anggarannya sama aja, yang membedakan hanyalah penggunaan bajunya. Kalau sewa hanya sesaat, kalau jahit sendiri bisa dipakai setiap saat.
Dokumentasi
Setiap momen pernikahan harus diabadikan dengan epik dan apik. Makanya butuh seorang fotografer untuk memotret setiap momen itu. Dan inilah yang perlu dipersiapkan;
1. Fotografer dan Videografer
Dokumentasi adalah salah satu kenangan penting. Pilih vendor yang memiliki pengalaman dan hasil portofolio yang sesuai gaya kamu (formal, candid, dokumenter, dll).
Bisa juga menyewa wedding content creator untuk menambah kenang-kenangan kamu selama prosesi pernikahan.
2. Prewedding (Opsional)
Jika ingin sesi prewedding, jadwalkan jauh hari. Saya pribadi memilih prewedding di waktu 9 bulan sebelum acara pernikahan.
Usahakan prewedding sesuai dengan tema acara kamu biar pas memilih undangan digital enak dan sesuai tema.
3. Live Streaming
Untuk tamu yang tidak bisa hadir langsung, kamu bisa menyediakan live streaming. Bisa dilakukan oleh vendor dokumentasi atau dengan bantuan teman yang paham media sosial.
Akan tetapi sesi live streaming ini tidak wajib-wajib banget, kalau tidak memungkinkan juga tidak akan menjadi masalah, kamu tidak perlu melakukan live streaming.
Konsumsi & Katering
Lumayan menguras tenaga dalam perhitungan konsumsi dan catering ini, saya pun merasakan hal yang sama 🙂
1. Cari Vendor Katering
Cicipi makanan terlebih dahulu. Perhatikan juga cara penyajian dan SOP vendor. Sesuaikan menu dengan latar belakang tamu (misalnya vegetarian atau non-pedas).
Sebisa mungkin cari vendor dari orang atau kenalan terdekat. Hal ini akan sangat membantu pada saat acara pernikahan kamu.
2. Snack dan Minuman
Sediakan snack di awal sebelum acara utama dimulai. Bisa berupa kue basah, jajanan pasar, atau minuman dingin.
Snack ini akan disajikan pada saat momen asok tukon atau pada saat lamaran dan ngunduh mantu. Jadi, tetap pastikan ada snack yang tersaji.
3. Makanan untuk Vendor & Keluarga
Jangan lupakan konsumsi untuk kru vendor, keluarga, dan panitia. Siapkan box makanan terpisah agar tidak kehabisan.
Undangan & Souvenir
Jangan lupa persiapkan undangan dan souvenir pernikahan, tidak perlu mewah yang penting ada barangnya.
1. Membuat Daftar Tamu
Susun daftar tamu berdasarkan keluarga, teman, kolega kerja. Gunakan spreadsheet / excel dan beri tanda siapa saja yang hadir atau belum dikirim undangan.
2. Desain dan Cetak Undangan
Kamu bisa pakai undangan digital untuk hemat biaya, atau undangan cetak jika acara lebih formal. Pastikan semua informasi jelas.
Undangan digital bisa kamu dapatkan ke vendor Rabiyuk.com aja ya, murah dan cepat prosesnya.
3. Souvenir Pernikahan
Pilih souvenir yang bisa digunakan, seperti botol minum, tote bag, atau tanaman kecil. Hindari souvenir yang mudah rusak atau terlalu umum.
Lebih hemat manfaatkan promo di marketplace, beli pada saat tanggal kembar atau akhir bulan tanggal 25.
Hiburan & Acara
Meskipun bukan hal wajib, tapi kalau tanpa hiburan itu kurang asik rasanya. Jadi, kamu perlu menambahkan hiburan pada saat resepsi pernikahanmu.
Acaranya pun juga harus jelas, kalau bisa kamu susun sendiri rundown acaranya biar jelas. Dan berikut timeline yang bisa kamu ikuti;
1. Susun Rundown Acara
Buat alur waktu dari awal sampai akhir acara. Mulai dari akad, sambutan, hiburan, hingga penutupan. Rundown ini jadi acuan semua pihak, termasuk MC yang membawakan acara.
2. MC dan Sound System
Gunakan MC dari keluarga atau sahabat yang komunikatif. Selain itu, pastikan sound system jernih dan dicoba sehari sebelum acara.
3. Pengisi Acara (Opsional)
Kamu bisa menyisipkan hiburan seperti musik akustik, tari daerah, atau games ringan untuk tamu agar suasana lebih hidup.
Transportasi & Akomodasi
Misalnya pihak pria datang ke tempat pernikahan (biasanya rumah wanita), boleh saja menyewa mobil untuk dihiasi sesuai tema, dan pastikan supir tahu rute dan jadwal acaranya.
Tapi kalau punya mobil sendiri itu jauh lebih bagus, tidak perlu lagi yang namanya sewa menyewa. Menghiasi mobil ini tidak wajib kamu lakukan kok, tenang aja.
Kemudian sediakan juga kendaraan antar jemput bagi keluarga besar. Bisa sewa atau pakai kendaraan pribadi.
Terakhir, kamu bisa booking penginapan yang dekat venue dan informasikan ke tamu jauh hari agar mereka bisa istirahat dengan nyaman (apabila beneran di luar kota).
Koordinasi Tim & Panitia Keluarga
Jangan lupa jika kamu memakai panitia sendiri karena tanpa WO sama sekali, jadi harap koordinasi dan briefing sebelum acara dimulai, dan ini yang perlu kamu persiapkan;
1. Bentuk Panitia
Susun tim berdasarkan kebutuhan. Libatkan keluarga, tetangga, dan sahabat. Panitia ini menjadi kunci suksesnya acara.
Selain melibarkan keluarga, kamu juga bisa melibatkan para muda-mudi atau karang taruna di kampung kamu. Itupun kalau kamu sering srawung wkwk.
2. Pembagian Tugas
Tentukan peran dengan jelas, misalnya:
- Penerima tamu
- Keamanan
- Konsumsi
- Dokumentasi
- Dan sebagainya
Gunakan grup komunikasi agar koordinasi lancar.
3. Briefing dan Gladi Resik
Adakan simulasi acara satu hari sebelum pernikahan. Pastikan semua panitia tahu tugas dan waktu tampilnya masing-masing.
Mengurus pernikahan tanpa WO memang lebih menantang, tapi juga bisa sangat memuaskan. Dengan persiapan yang matang dan koordinasi yang baik, kamu bisa menyelenggarakan acara yang indah, berkesan, dan sesuai keinginan.
Semoga list dan penjelasan di atas bisa menjadi panduan praktis dalam mewujudkan pernikahan impian kamu!
